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Informationen Home-Office 05/2021

Liebe/r Klient/in,

wie Sie mit Sicherheit schon gehört haben, werden durch das aktuelle Homeoffice-Gesetzespaket zahlreiche neue Regeln für das Arbeiten im Homeoffice geschaffen. Der steuerliche Teil des Gesetzespakets tritt rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft und sieht insbesondere eine Pflicht der Unternehmen vor, bezüglich aller Arbeitnehmer/innen, die – sei es regelmäßig oder auch nur tageweise – von zu Hause arbeiten („Homeoffice“), die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto und am steuerlichen Jahreslohnzettel (L16) zu erfassen.

Dabei sind nur jene Tage als „Homeoffice-Tage zu zählen, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wird (nicht also „Mischtage“, an denen teils Homeoffice und teils Arbeitsleistungen im Betrieb, Außendienst oder Dienstreisen erfolgen).

Um eine korrekte Erfüllung der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) gewährleisten zu können, ersuchen wir Sie,

  • die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig zu erfassen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein; diese Homeoffice-Aufzeichnung führen Sie bitte idealerweise ab 1. April 2021, spätestens aber ab 1. Juli 2021.
  • uns für die Monate Jänner, Februar, März und April 2021 die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in mitzuteilen (falls die Homeoffice-Tage nicht aufgezeichnet wurden, bitte die Anzahl schätzen),
  • uns ab Mai 2021 für jeden Kalendermonat die Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Arbeitnehmer/in laut Ihren Aufzeichnungen mitzuteilen.

Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3,00 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmer/innen zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

Weitere Hinweise zum Homeoffice:

  • Während der Arbeit im Homeoffice gelten die vereinbarten Arbeitszeiten (Achtung Überstunden außerhalb der vereinbarten Normalarbeitszeit)!
  • Grundsätzlich müssen dem/r Arbeitnehmer/in die Arbeitsmittel (PC/Laptop, Handy, Internet, wenn erforderlich und notwendig auch Drucker) gestellt werden. Es kann aber vereinbart werden, dass die Arbeitsmittel vom/von der Arbeitnehmer/in verwendet werden.
  • Kostenersätze für Homeoffice sind pro Jahr bis zu € 3,00 pro Tag für maximal 100 Homeoffice-Tage sozialversicherungs-, lohnsteuer- und lohnnebenkostenfrei. Darüber hinaus bezahlte Beträge stellen eine Sozialversicherungs-, Lohnsteuer- und Lohnnebenkostenpflicht dar.
  • Für regelmäßiges Homeoffice bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Steuerliche Informationen und Möglichkeiten für Arbeitnehmer/innen:

  • Es ist kein Sachbezug bei vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten digitalen Arbeitsmitteln zu berücksichtigen.
  • Der/die Arbeitnehmer/in kann Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen, wenn die Kostenersätze von bis zu € 3,00 pro Tag an bis zu 100 Tagen pro Jahr vom Arbeitgeber nicht ausbezahlt oder nicht zur Gänze ausgeschöpft wurden.
  • Über das Pauschale hinausgehende Aufwendungen für die notwendige Anschaffung eigner digitaler Arbeitsmittel (z.B. Laptop) sind auch weiterhin absetzbar.
  • Belegte Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar können als Werbungskosten wie folgt geltend gemacht werden:
    • einmalig für das Jahr 2020 rückwirkend maximal € 150,00
    • für die Jahre 2020 und 2021 ein Gesamtbetrag von maximal € 300,00
    • Voraussetzung dafür sind mindestens 26 Homeoffice-Tage pro Kalenderjahr

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